In bijna elke organisatie gebeurt het: bedrijfsprocessen die eigenlijk via het primaire systeem moeten lopen, maar in de praktijk in Excel eindigen. Het lijkt onschuldig — een medewerker die “even” iets bijhoudt in een spreadsheet omdat het handiger is, sneller werkt of beter aansluit bij de dagelijkse praktijk. Maar ongemerkt ontstaat er een parallelle werkelijkheid: processen die buiten de bedoelde software omgaan en zo hun eigen leven gaan leiden.
Het probleem zit niet in Excel zelf, maar in wat het vertegenwoordigt: een symptoom van systeemontwijking. Medewerkers voelen zich beperkt door de standaardsoftware, dus bouwen ze hun eigen oplossing. Daarmee maken ze het proces tijdelijk werkbaarder, maar tegelijk ook kwetsbaarder. Data raakt versnipperd, versies raken zoek, en niemand weet nog welke berekening of logica er precies in de sheet zit. Wat begon als efficiëntie, eindigt in complexiteit en risico.
Voor de IT-afdeling is dit een nachtmerrie. Zodra er een verzoek komt om een proces te automatiseren of te integreren, blijkt dat het werk niet in het officiële systeem plaatsvindt. “We doen dat in Excel” betekent in feite: er is geen eenduidige procesdefinitie, geen datamodel, en geen eigenaar die precies weet wat er gebeurt. Automatiseren wordt dan niet een technisch vraagstuk, maar een reconstructie van de werkelijkheid.
Toch is de reflex om Excel te verbieden even ineffectief als naïef. Excel ontstaat niet uit onwil, maar uit een kloof tussen systeem en praktijk. Als gebruikers hun werk buiten de software doen, is dat meestal omdat het systeem hun dagelijkse werkelijkheid niet voldoende ondersteunt. De oplossing ligt dus niet in het dichttimmeren van vrijheid, maar in het begrijpen van waarom mensen buiten het systeem gaan.
Wie echt grip wil krijgen op zijn processen, moet durven kijken naar de Excel-bestanden die in de organisatie circuleren. Ze zijn de blauwdruk van waar het systeem tekortschiet. In elke spreadsheet schuilt een verhaal: van ontbrekende velden, onhandige workflows of onduidelijke verantwoordelijkheden. Door die te begrijpen, kan IT samen met de business bepalen hoe het proces beter — en duurzamer — ingericht kan worden.
De vraag is dus niet: “Hoe voorkomen we dat mensen Excel gebruiken?” maar “Wat zegt het over ons systeem dat ze het nodig hebben?”