Bedrijven kopen software alsof ze in een snoepwinkel staan zonder toezicht. Een nieuw CRM hier, een ChatGPT-integratie daar, een “AI-generator” die zogenaamd marketingtaken overneemt en drie maand later half het netwerk volspuwt met ongecontroleerde bestanden. De business bedoelt het niet eens kwaadaardig. Ze willen vooruit, sneller, relevanter. Alleen vergeten ze dat elke aankoop een onzichtbaar touwtje naar IT heeft waar later iemand over struikelt. IT loopt al jaren achter deze praktijk aan zoals ouders die hun kinderen in een speelgoedwinkel volgen: glimlachen terwijl ze weten dat de rekening nog komt.
Het perspectief dat ontbreekt is dat een aankoop geen eindpunt is. Het is een begin. Iets kopen is de makkelijkste fase. Daarna begint de echte ellende: identity management, integraties bouwen, data governance, compliancerisico’s, lifecycle management en het deel dat iedereen vergeet, namelijk onderhoud. SaaS voelt lichtgewicht, maar het stapelt. En een stapel die je niet beheert, verandert vanzelf in een puinhoop. Dit is geen waardecreatie, maar uitgestelde chaos.
Daarom moeten IT-afdelingen af van het imago van dienstbare orderpickers. De mindset verschuift van “hoe kunnen we dit ondersteunen?” naar “moet dit überhaupt bestaan, en zo ja, wat is de minst schadelijke vorm?” Het gaat om regie. Niet om nee zeggen uit hobbyfrustratie, maar omdat er een volwassen afweging nodig is: wat lost deze tool op, en bestaat die oplossing al intern? Re-use before buy before build. Eerst kijken of er al iets is dat hergebruikt kan worden. Daarna pas de markt op voor een aankoop. En pas in het uiterste geval bouwen. Als iemand roept dat er nieuwbouw nodig is omdat hij iets net even anders wil, hoort er een kritische vraag te volgen. Wat bedoel je met anders? Wat betekent dat straks in onderhoud? Welk deel hiervan is werkelijk uniek en welk deel is een herhaling van zetten die we al drie keer eerder hebben gedaan?
Business en IT moeten ophouden te doen alsof elke SaaS-oplossing een nieuwe deur naar de toekomst opent. Soms is het gewoon een extra raam waar regen door naar binnen komt. Het gesprek moet draaien om levensduur, eigenaarschap en accountability. Wie is de eigenaar van de data als de leverancier failliet gaat? Hoe schaalbaar is dit? Hoe past het in de architectuur? Niet sexy, wel noodzakelijk.
De oplossing begint bij een gezamenlijk intakeproces waar keuzes niet worden bepaald door enthousiasme of marketingbeloftes, maar door strategie. IT stelt grenzen en kaders, niet om de boel te blokkeren, maar om te voorkomen dat dezelfde fouten eindeloos worden herhaald. Er moet ruimte komen om nee te zeggen, maar ook om ja te zeggen met voorwaarden die volwassen zijn: je mag deze tool, maar dan hoort adoptie, integratie en beheer bij dezelfde businessunit die hem wil. Geen schoenendoos vol verantwoordelijkheden die achteraf op de IT-deurmat belandt.
De transformatie is ongemakkelijk. Business moet af van het idee dat IT een servicecounter is met gratis levering. IT moet zijn eigen rol opnieuw uitvinden als partner die waarde bewaakt in plaats van een afdeling die de rotzooi opruimt. Re-use before buy before build helpt als mantra, maar zonder discipline blijft het leeg. Regie krijgen betekent dat je soms vertraagt om later sneller te kunnen bewegen. Ondanks dat niemand daar enthousiast van wordt, is dit de enige route naar volwassenheid.
Het voelt misschien als gedoe. En eerlijk, dat is het ook. Maar de realiteit is dat IT geen museum is waar elke vondst voor eeuwig bewaard moet worden. Het is een ecosysteem en dat heeft balans nodig. Wie elke SaaS-tool binnenlaat zonder toezicht, kweekt geen innovatie maar een exotische invasieve soort. Leuk in het begin, tot het hele landschap overwoekerd raakt.
Als IT de poortwachter wordt, niet als cerberus maar als gids, ontstaat er iets nieuws. Geen strijd tussen business en IT, maar een spel van wederzijdse scherpte waarin de strategische doelen leidend zijn. Minder ad hoc. Minder schuldgevoel over het uitspreken van een grens. Meer grip. En daarmee eindelijk de ruimte om te bouwen aan technologie die wel klopt, omdat er eerst is gekeken wat er al ligt, wat er beschikbaar is en wat werkelijk nieuw nodig is.